Как подать документы в архив

Передача документов на архивное хранение требует соблюдения определенных правил и процедур. В статье рассмотрим порядок сдачи документов в государственные и ведомственные архивы.

Виды архивов и их назначение

Подготовка документов к сдаче в архив

1. Экспертиза ценности документов

1. Определите сроки хранения по перечням
2. Отберите документы постоянного и временного хранения
3. Составьте акт о выделении к уничтожению

2. Оформление дел

• Пронумеруйте листы в делах
• Составьте внутреннюю опись
• Оформите обложку дела
• Заполните лист-заверитель

Порядок подачи документов

1. Подготовка сопроводительных документов

2. Подача документов

1. Направьте письмо-запрос в архив
2. Согласуйте дату и время передачи
3. Предоставьте документы для проверки
4. Подпишите акт приема-передачи

Электронная подача документов

Через портал Госуслуг:

1. Авторизуйтесь на gosuslugi.ru
2. Найдите услугу "Прием документов в архив"
3. Заполните электронную форму
4. Загрузите электронные образы документов
5. Дождитесь решения архива

Требования к документам

• Документы должны быть полными и сохранными
• Дела должны быть оформлены согласно правилам
• Электронные документы - в утвержденных форматах
• Срок хранения - не менее 10 лет для временных

Сроки рассмотрения

Рекомендации

1. Начинайте подготовку за 3-6 месяцев до истечения сроков хранения
2. Проверяйте документы на соответствие требованиям архива
3. Сохраняйте копии актов приема-передачи
4. Уточняйте правила оформления в конкретном архиве

Заключение

Правильная подготовка и своевременная подача документов в архив обеспечивают их сохранность и доступность для будущих поколений. Соблюдение установленных требований к оформлению и порядку передачи значительно упрощает процесс сдачи документов на архивное хранение.